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人事評価の適切なフィードバックは、人材の成長を促し、企業全体の発展に繋がる重要な要素です。いくら公平な人事評価を行ったとしても、社員自身に納得感がなく、目標達成の手段を伝えることができなければ意味がありません。この記事では人事評価の目的や、評価者が適切なフィードバックを行うためのポイントについてご紹介していきます。目的やポイントをしっかり把握して、効果の高いフィードバックに繋げましょう。

人事評価フィードバックとは?

まず初めに、フィードバックについての基本知識や、評価におけるフィードバックについて解説していきます。

フィードバックとは?

そもそも「フィードバック」とは、対象者の業務成果、勤務態度、サービスなどについて評価し、その結果と根拠を対象者に伝えることを指します。例えば「顧客の意見や感想を、業者や生産者へ伝える」というのもフィードバックのひとつです。フィードバックを行う側は、対象者がさらに高いパフォーマンスを発揮できるよう、優れた部分や改善点を伝え、今後の目標や行動計画を検討します。

人事評価におけるフィードバックとは?

人事評価における「フィードバック」とは、上司や人事などの評価者側と部下の双方で話し合いを行い、課題や改善策を共有することを指します。人事評価を元に部下の現状や能力を正しく把握しフィードバックを行うことで、成果を高め成長を促します。フィードバックは週に1度、月に1度など、短い期間で定期的に行うのが理想です。短期間で個々に応じたフィードバックを繰り返し行うことで、その都度軌道修正を行いながら、それぞれの強みを活かして目的達成に導きます。

人事評価におけるフィードバックの主な目的

ここでは、人事評価におけるフィードバックを行う主な目的である、人材の育成、モチベーションの向上、業務効率の改善について解説していきます。

人材の育成

人事評価フィードバックの一番の目的は「人材の育成」です。日々の業務の中で得る気付きや学びは、社員個人の成長に繋がります。ただし、実際には慌ただしい現場の中で、社員自らそれらを振り返る時間を設けるのは難しい場合もあります。評価者によって、タイムリーで的確なフィードバックが行われることで、その都度社員個人が自身の業務を振り返るきっかけになります。また、現状把握に加えて、どの目標についてどのような行動をおこすべきか、その都度軌道修正を行うことで、より効率的に目標達成に向けた業務を遂行することができます。また、フィードバックを行う際は、一方的なアドバイスや指示ではなく、部下とお互いに協力して業務を進めようとする姿勢が大切です。

モチベーションの向上

業務を遂行する上で抱える不安や不満を上手に解消できれば、社員個人の能力最大限に発揮することができます。業務の結果だけを評価するのではなく、そこに至ったプロセスにおいても的確にフィードバックを行うことで、社員のモチベーションの向上を図ります。さらに、仕事にやりがいを感じることで、やる気や集中力が高まり良い結果を出す、という好循環を生み出すことになります。

業務効率の改善

定期的に人事評価フィードバックを行い、社員個人の主観的な視点だけでなく、評価者からの客観的視点を取り入れることで、PDCAサイクルをスムーズに回します。PDCAサイクルとは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の4つの工程を繰り返すことで、業務を継続的に改善する手法を指します。個人の思い込みや偏りを取り除くことで、同じ失敗を繰り返すことを防ぎ、全体的な業務効率の向上を図ります。

【上司・人事向け】人事評価フィードバックのポイント

前述の通り、人事評価フィードバックの一番の目的は「人材の育成」です。上司と部下がお互いに信頼関係を築いて課題や成果を洗い出し、今後の目標や方針を共有するのが適切な人事評価フィードバックと言えます。ただし、特に規模の小さな企業や設立間もない会社では、そもそも人事評価制度が整っていなかったり、適切にフィードバックが行われていない場合も多く見られます。その原因として、上司など評価する側の経験や知識不足が挙げられます。ここでは、人事評価におけるフィードバックを、より効果的なものにするにはどうすれば良いのか、具体的な手順やポイントについてご紹介していきます。

日頃から良好な関係性を作り信頼関係を築いておく

フィードバックの受け止め方は、評価者との関係性によっても大きく左右されます。たとえネガティブなフィードバックであっても、しっかりと信頼関係が築けていれば、素直に受け入れてもらえる可能性が高くなります。つまり、常日頃から良好な関係性作っていくことが重要になります。部下との信頼関係を築くためには、部下からの意見や考えを「聴く姿勢」が大切です。一方的に指示やアドバイスを投げかけるのではなく、双方向のコミュニケーションを意識しましょう。

事前に面談シートを準備しておく

的確なアドバイスやサポートを行うために、評価者は事前の情報収集に加え、多岐に渡る事実を「要点を絞って」伝える必要があります。論点が曖昧なままでは、愚痴や雑談を話すだけの非生産的な時間になってしまう危険性もあります。人事評価フィードバックにかける時間の目安は、1人につき30分〜1時間ほどです。限られた時間を有効なものにするためにも、簡易的なものでも良いので事前に**「面談シート」**を用意しておきましょう。面談シートには、事前に話し合うべき事柄の要点をまとめておきます。また、面談シートに面談の記録を残しておくことで共有事項の認識のずれをなくし、次回のフィードバックの際、振り返りを行う際にも役立てることができます。

人事評価フィードバックの環境を整える

人事評価フィードバックを行う際は、その環境にも注意を払いましょう。社員が自分の意見や考えを忌憚なく話せるように、プライバシーに配慮した場所を選びます。

まずは部下からの話に耳を傾ける

フィードバックを行う際は、始めに部下の自己評価を聞き出すところから始めます。評価者はできるだけ途中で口を挟まずに、話が終わるまで耳を傾けるようにしましょう。前述のとおり、部下との信頼関係を築くポイントは**「聴く姿勢」**にあります。

評価や目標をしっかりと共有する

人事評価フィードバックでは、部下が自身の課題を認識し自主的な改善行動に繋げられるように、評価結果だけでなく、目標の達成度や現状をしっかりと共有する必要があります。以下の項目で伝え方の具体的なポイントについて解説していきます。

ポジティブな評価面から伝える

部下の話を聞き終えたら、評価者から人事評価の結果を伝えます。その際、まずはポジティブな評価面から伝えるようにすると、ネガティブな指摘も聞き入れやすくなり面談がスムーズです。ネガティブな評価を伝える際には、具体的な事実や内容を提示し、それについてどう判断し評価したのか、その理由や根拠について詳細に説明するように心がけましょう。この説明を疎かにしてしまうと、部下の納得感を得られず、評価者に対する不信感に繋がる恐れがあります。自主的な改善行動を促すためにも、ネガティブな評価の伝え方には注意が必要です。

感情を含めずに伝える

フィードバックは、あくまでも「客観的な事実を元に」評価者の考えを論理的に話す必要あります。評価者自身の感情や先入観を含めず、事実とのすり合わせを行いながら伝えるようにしましょう。部下の成長を促すために、何をどのように伝え、考えてもらう必要があるのかを考慮します。フィードバックの目的を頭に入れて、事実の誤認や見落としに注意し、誠実な言動を心がけましょう。

今後の目標と達成するための方法を伝える

評価を伝え終えたあと、最後に「今後の目標とそれを達成するための方法」について話し合っていきます。目指すべき目標は、将来の方向性やキャリアを含めて落とし込んでいきます。課題に対する改善策、取得するべきスキルなど、部下がすぐに行動に移せるように目標を結びつけた具体的な提案を行いましょう。

まとめ

評価者は「人材の育成」というフィードバックの本来の目的をしっかりと意識して、日頃のコミュニケーションの中で信頼関係を築き、適切なフィードバックを目指しましょう。充実した人事評価フィードバックを行うことが社員個人の成長に繋がり、ひいては企業全体の発展に繋がります。また、評価能力を効率的に高めるために、研修会社などの外部サービスを利用した研修を受講するという方法もあります。ぜひ、人事評価制度について学び直すきっかけにしてみてはいかがでしょうか。

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