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会議やミーティングをスムーズに回すには、各参加者の役割を明確にする必要があります。思ったような成果が出なかったり、進行が滞ったりする場合は「オブザーバー」が不足しているかもしれません。オブザーバーはどのような会議で必要になり、どういった立場で進行をサポートするのでしょうか。本記事では、オブザーバーに求められる役割や進行のポイント、導入方法について紹介します。
この記事のまとめ
会議における「オブザーバー」とは、全体の進行を見守ったり、コントロールしたりする役割を指します。語源である英語の「observer」は「観察者」や「立会人」を表しますが、ビジネス上の会議では「第三者」や「陪席（自分より身分が高い人に従ってイベントなどに同席をすること）」が近い意味合いです。 オブザーバーを設置する目的は、会議などをスムーズに進行させることです。必要に応じてフィードバックは行いますが、基本的には発言権や議決権を有さず、あくまで中立的・客観的な立場から進行を見守ります。
オブザーバーを設置する効果は、会議の目的やどのような人物を同席させるかによって異なります。例えば、社内会議に慣れた人財をオブザーバーにすると、各参加者はオブザーバーの存在を意識しながら発言します。結果として、その会議には適度な緊張感やメリハリが生まれるため、意見や根拠の深みが増し、より有意義な会議を実現しやすくなるのです。
一方で、新入社員をオブザーバーにした場合は、会社の理念や業務への理解につながります。上司・先輩が考えていることや、会議の進め方などを第三者視点から吸収できるため、オブザーバーの設置には教育的な側面もあります。
また、オブザーバーが進行をコントロールできるようになると、必要な会議の回数や時間を減らせるため、従業員の負担を抑える効果も期待できるでしょう。シーンによって細かい役割や効果が変わるので、会議ごとに「オブザーバーがいると何が変わるのか」を意識することが重要です。
企業の会議やミーティングには、他にもさまざまな役割が存在します。議題や目的に合わせて必要な人財を設置しておくと、会議のスピード・質をさらに高められます。ここでは、オブザーバーの関連用語やそれぞれの役割を見ていきましょう。
会議におけるアドバイザー（advisor）は、専門知識や豊富な経験をもとに積極的な意見・助言を行う役割です。元々は「忠告者」や「顧問」を意味する言葉ですが、ビジネス上の会議では「専門家」をイメージすると分かりやすいでしょう。アドバイザーには深い知識や経験が求められるため、以下のように外部から選任するケースもあります。
外部のアドバイザーについては、会議の目的に合った分野から選ぶことが重要です。例えば、資金調達や節税に関する議題では、税理士や公認会計士が主な選択肢になります。
スーパーバイザー（supervisor）は、業務の質を上げるために社内全体の動向を見守る役職です。元々は「監督者」「管理人」を意味し、日本では略して「SV」とも呼ばれます。スーパーバイザーの業務は多岐にわたり、必要に応じてプロジェクトの進捗管理や社内教育、エリアやチームの管轄などを行います。飲食業ではエリアの管轄、メディア業界では作品の監修のように、業種や業態ごとに業務内容が異なる点も特徴です。企業によっては、管理職として会議やミーティングに参加することもあります。
会議におけるファシリテーター（facilitator）は、全体の進行を取り仕切る役割です。直訳では「司会者」となりますが、基本的には自身の意見や主張をせずに進行のバランスを取る役割なので「進行役」や「まとめ役」と捉えると分かりやすいでしょう。
オブザーバーとの違いは、会議などにおける立場です。オブザーバーはあくまで中立的・第三者的な立場で参加しますが、ファシリテーターは中心的な進行役として関わります。その分、ファシリテーターには幅広い知識や能力が求められます。議題にもよりますが、基本的にはメンバーの意欲を促進したり、当事者同士をつなげて相互作用を発揮させたりするファシリテーション技術が必要です。会議には欠かせない役割ですが、求められる技術の高さから適任者が見つからないケースも多いでしょう。そのような企業様に向けて、アチーブメントHRソリューションズではファシリテーションの実践的な技術を学べる「ファシリテーション研修」を提供しています。
同研修では、育てたい人財に合わせて、必要なノウハウを短期間で習得できる研修プログラムをカスタマイズしています。会議やミーティングの進行に不安がある企業様は、お気軽にお問い合わせください。
オブザーバーを機能させるには、本人がシーンに応じた役割を理解することが必要です。しかし、必要性や役割を一概に言うことはできず、そもそもオブザーバーが不要な場面もあります。以下でオブザーバーが求められる主なシーンと役割をまとめました。参考にしながら、設置すべきかどうかを検討しましょう。
若手社員が多いミーティングにオブザーバーを設置すると、不足している知識や経験を補いつつ、適度な緊張感を作れます。社会経験や社歴が浅いメンバーは、ミーティングの進め方や社風を十分に理解していない可能性があります。また、若手社員のみが集まる場面では、数人しか主体的に発言しない状況も考えられるでしょう。このようなシーンでは、オブザーバーが必要に応じて進行の助言をしたり、議論の方向性を修正したりする方法が有効です。また、会議の後にビジネスマナーのフィードバックなどを行えば、人財教育の場としても活用できます。
人財育成に関する会議や研修にオブザーバーを設置すると、カリキュラムの改善や参加者のモチベーションアップなどの効果を期待できます。例えば、完全な第三者として社内研修に参加させると、オブザーバーは客観的な視点から各人財を評価できます。また、評価の公平性を担保しやすくなるため、評価される側の不平不満も解消されるかもしれません。また、前述のように若手社員をオブザーバーに選任し、会議の進め方や社風を学んでもらう活用方法もあります。
滞りがちなプロジェクトは、メンバー構成やそれぞれの役割に問題があるかもしれません。そのままの状態で会議をしても堂々巡りになる可能性が高いため、違う視点を取り入れる意味合いでオブザーバーの設置を考えましょう。例えば、あえてプロジェクトの部外者をオブザーバーにすることで、新たな問題点や解決策を発見できる場合があります。社内に適任者がいない場合は、外部の専門家に依頼する方法もひとつの選択肢です。ただし、この場合のオブザーバーは気づきを与えることが目的なので、あくまでサポート役に徹することが重要です。部外者の立場から責めるように問題点を指摘すると、メンバーのモチベーション低下につながるので注意してください。
さまざまな立場の人が参加し、認識のすり合わせが必要になる会議でも、オブザーバーの設置は有効です。例えば、上層部と現場のメンバーが参加する会議では、立場の違いによって意思統一が難しくなるケースもあります。上層部の要望が現場のキャパシティを超えていたり、現場から問題点を指摘しづらかったりする状況では、会議を重ねても意思統一を図ることはできません。このような場面にオブザーバーを参加させると、当事者間の要望をスムーズに共有したり、お互いの妥協点を発見できたりする可能性があります。
オブザーバーに選任された人財は、どのようなポイントを意識すべきでしょうか。アドバイザーやファシリテーターと同じように、オブザーバーにも適任者がいるため、上層部も必要な動きや資質を押さえることが重要です。ここからは、オブザーバーが意識したい3つのポイントを紹介します。
オブザーバーの目的は、中立的な視点から会議などの効果を最大化することです。一参加者になると、会議全体のバランスが崩れたり進行が遅れたりするため、いずれかの立場に加担すべきではありません。従って、オブザーバーは議論に参加せず、あくまで見守り役（第三者）に徹することが重要です。どうしても発言が必要になる場面では、介入のタイミングを慎重に見極めましょう。
タイミングの判断が難しい場合は、司会者やファシリテーターと事前に打ち合わせをする方法も有効です。
前述の通り、オブザーバーの役割はシーンによって異なります。場面ごとに「何を求められているのか」を意識しておかないと、最適なタイミングで必要な行動を取ることができません。例えば、権力の強い人物だけが発言をしている場合は、立場の弱い参加者を促すことで会議の公平性が保たれます。一方で、求められていない場面で発言をすると、行きすぎたサポートになってしまうかもしれません。そのため、オブザーバーは場面ごとにどのような役割が求められるか、理解しておくことが大切です。以下に、ここまで紹介したオブザーバーの役割をシーン別にまとめましたので、参考にしてください。
求められる役割に合わせて、必要な資質やスキルを備えた人財をオブザーバーに選びましょう。
通常の参加者から見ると、オブザーバーは第三者視点で冷静に物事を判断するまとめ役です。また、基本的には発言回数が少ないからこそ、オブザーバーの言葉は会議の結果を左右することがあります。具体的にどのようなシーンで影響力が強くなるのか、分かりやすい例を見てみましょう。
上記のようなシーンでは「何を言うとどう影響するか」を見越して発言内容を考えることが重要です。発言の前にオブザーバーとしての役割を再確認し、言い回しや表現方法にも注意を払いましょう。
すべての場面にオブザーバーを導入すると、現場が混乱するかもしれません。会議ごとに適任者を用意する必要もあるため、まずは試験的に設定し、効果を実験してから導入範囲を広げる方法もひとつの手です。オブザーバーを試験的に導入する場合は、できるだけ準備の手間を抑えられるような場面を選びましょう。例としては、短時間の会議や少人数でのミーティング、オンライン会議などが挙げられます。オブザーバーが傍観に徹する場合は、会議ツールの機能で発言権の有無を設定するような方法もあります。役割に応じた権限を設定したり、マイクのミュート機能を活用したり、場面に合ったオブザーバーの導入方法を検討してみましょう。
まとめになりますが、会議やミーティングが滞りがちな企業は、オブザーバーを設置するとスムーズに進行するかもしれません。また、オブザーバーは単なる第三者ではなく、新たな視点を取り入れたり、人財教育をしたりする場面にも役立ちます。ただし、オブザーバー自身が立場を理解しておかないと、余計な混乱を招いてしまう恐れがあります。場面ごとに求められる役割やスキルも変わってくるため、まずはオンライン会議などへの試験的な導入から検討してみましょう。
