多くの企業が、日々会議に時間を費やしています。しかし「長い時間を取られる割に結局何も決まらない」「いつも同じ人ばかりが発言し、会議が形骸化している」といったお悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。ファシリテーションスキルは、メンバー一人ひとりの力を引き出し、チーム内の相互作用を促進するために効果的なスキルです。ファシリテーションスキルを身につけることで、会議が活発化し、生産性が上がります。この記事では、ファシリテーションスキルの概要やファシリテーターの役割、ファシリテーションスキルを身につけるためのポイントと方法を解説します。非効率的な長時間の会議を変えたいとお考えの方は、参考にしてください。
この記事のまとめ
「ファシリテーション（facilitation）」とは「促進」「円滑化」という意味を持つ英単語です。会議やミーティングなどにおけるファシリテーションは、議論が円滑かつ活発に進むよう支援するための技法を表します。参加者のコミュニケーションを活性化させ、アイデアの発散やスムーズな意思決定を促して、会議の成果を最大化します。そしてファシリテーションを行うためのスキルを「ファシリテーションスキル」と呼びます。ビジネスシーンだけでなく学校教育などでも注目されており、多様な人々が協働する時代を生きる上で、ますます必要とされているスキルです。
「ファシリテーター」とは、ファシリテーションを行う人のことです。ファシリテーターは、アジェンダに沿って議論を進めていくだけでなく、参加者の意見を積極的に引き出したり、まとめたりします。単なる司会とは異なり、議論の中身や質に影響を与えるため、優れたファシリテーターになるにはスキルと経験が必要です。ただし、ファシリテーターの仕事は、自分の意見に従って議論の方向性を誘導することではありません。客観的な立場から参加者の考えに公平に耳を傾け、チーム全体としてのスムーズな合意形成を促します。
会議にファシリテーションを導入することには、さまざまな効果があります。いずれも、多くの企業が抱えている課題を解決するために有効です。ここでは、主な3つの効果をご紹介します。
ファシリテーションを取り入れることによって、議論のゴールが明確化されます。ファシリテーターが会議の目的や得るべき成果を設定してくれるため、今何を話し合えばいいのかを全員が意識するようになるでしょう。実りある議論ができるようになり、会議の形骸化防止に効果的です。
ファシリテーションは、議論に多様な意見が反映されやすくする効果も持っています。会議の中で全員がバランスよく発言できるように配慮されるため、メンバーの立場にかかわらず活発に意見を出しやすくなります。メンバーが安心してアイデアを出せる空間を作ることは、イノベーション創出につながるといえるでしょう。
ファシリテーションによって、短時間でも生産性の高い会議が可能になります。ファシリテーターが、議論の脱線や混乱を防ぎ、必要に応じて軌道修正をしてくれるためです。また、タイムキーパーとしての役割も果たしてくれるため、効率よく建設的な議論を行うことができます。
実際にファシリテーションを行うには、どのようなスキルが必要なのでしょうか。優れたファシリテーターになるためには、幅広く高度な力が求められます。ここでは、大きく4つの力に分けて解説します。
ファシリテーターには、会議のゴールを明確にし、議論の目的地と現在地を把握してアジェンダを設定する力が必要です。何のために話し合いをしており、これまで何が決まっていて、これから何を決めなくてはならないかを整理してメンバーと共有しなくてはなりません。時間を適切に管理し、終了時間の設定や会議中のタイムキーピングを行うことも求められます。
また、会場選び・机や椅子のレイアウト・グランドルール（会議の参加者が守るべきルール）の設定・アイスブレイクの実施など、メンバーが話しやすい環境や雰囲気を作ることもファシリテーターの大切な役割です。近年では、オンライン会議でのファシリテーションスキルを身につける重要性も高まっています。
ファシリテーターは、立場や年次にかかわらず、メンバー全員が安心して活発に意見を出せるように参加を促す必要があります。各自のバックグラウンドや性格などを理解した上で適切な働きかけができるような、高度なコミュニケーション能力が求められます。また、一人ひとりの意見を否定せず傾聴し、非言語的なメッセージにも注意を払うことが必要です。効果的な問いかけを行い、意見の違いが感情的な対立にならないように調整しながら、参加者の多様なアイデアの発散を促します。
会議を進めている間、ファシリテーターは出てきた意見の共通点や相違点を整理したり、カテゴリーに分類したりして構造化します。瞬間的な判断が求められるため、高度な理解力と思考力が必要です。議論が煮詰まった際に視点を変える・フレームワークなどを活用する・議論の方向性に論理的矛盾がないか検討するといったサポートにより、発散したアイデアを収束させていきます。
会議においては、最終的に何らかの結論を出すことが求められる場合がほとんどです。そのため、ファシリテーターには、議論を基に結論を決定するための合意形成力が問われます。結論を導くには、たとえ自分の意見が採用されなくても、一人ひとりが納得できるようなプロセスを経る必要があります。時間内に答えが出なかった場合の対応の仕方など、メンバーが納得できる意思決定の方法をあらかじめ決めておくとよいでしょう。議論が膠着したときは休憩を挟んだり、時には日を改めたりするなどといった柔軟な対応も有効です。自分の意見が無視された、合意を強いられたと感じているメンバーがいないか常に気にかけ、場合によっては会議後のフォローアップも行いましょう。
優れたファシリテーターになるには、表面的なテクニックだけにとらわれるのではなく、普段からファシリテーターとしてのマインドを育てることが大切です。ここでは、ファシリテーションスキルを向上させるためのポイントを、「ファシリテーション実施中」と「ファシリテーション実施後」に分けてご紹介します。
まずは、ファシリテーションを行っている最中のポイントから見ていきましょう。
ファシリテーターの役割は、自分が主役となることではなく、あくまで参加者の意見を引き出すことです。普段「この人には本音を言いづらい」と感じている人に対して、会議中だけ心を開くというのは難しいものです。メンバーが安心して発言できるチームビルディングや、オープンなコミュニケーションを普段から意識しましょう。
ファシリテーターの立場は常に中立です。立場の強い人の顔色をうかがったり、自分の個人的な考えと異なる意見を否定したりするのではなく、全員の意見を公平に扱うことが大切です。自分では中立な立場にいるつもりでも、つい人に対して決めつけをするような言動を取ってしまうことがあります。アンコンシャス・バイアス（無意識の偏見）に陥っていないか、客観的に考えてみましょう。
続いて、ファシリテーションを行ったあとのポイントを確認していきましょう。
ファシリテーションスキルを向上させるには、自分が行ったファシリテーションを振り返って改善していくことが大切です。たとえうまくいかなかったと感じることがあっても、次回につなげるための収穫を得たと考えて、前向きに捉えましょう。また、社員同士でフィードバックを行いスキルを高め合っていくことで、会議の効率が全社的に向上し、生産性アップにつながります。
優れたファシリテーターの実例を見ることは、ファシリテーションスキルの向上に役立ちます。社内でロールモデルを見つけるだけでなく、ファシリテーション研修の講師やテレビ番組の司会者などからも学ぶことが可能です。なお、一人ひとりのファシリテーターには、その人ならではの個性や魅力があります。人と比べて落ち込むのではなく、自分の強みを見つけ出していくことが大切です。
ファシリテーションスキルは、決して一朝一夕には身につきません。場数を踏み、試行錯誤を繰り返していくことが重要です。ファシリテーターとして必要なすべてのスキルを、最初から身につけている人はいません。ファシリテーションの機会があれば積極的に手を挙げ、失敗を恐れず挑戦してみましょう。
ファシリテーションスキルを実際に学び習得するには、どうしたらよいのでしょうか。ここでは、ファシリテーションスキルを体系的かつ効果的に身につけるための具体的な方法をご紹介します。
本や動画を活用することは、ファシリテーションスキルを学ぶ最も手軽な方法だといえます。近年、ファシリテーションスキルの重要性に注目が集まっているため、多くの本や動画を入手することができます。ただし、本や動画で学ぶだけでは、ファシリテーションスキルの習得において大切な実践経験を得ることはできません。自社の状況に合ったファシリテーションの方法が学べなかったり、また社員によって取り組み方に差が出たりする点が難点です。
ファシリテーションスキル研修を受講することは、ファシリテーションに必要な力を身につける上でおすすめの方法です。自社の課題や状況に応じた研修が受けられ、会社や部署全体でファシリテーションに関する知識や技能を高めることができます。
アチーブメントHRソリューションズが提供するファシリテーション研修では、理論と実践の両方を重視したカスタムメイドのコンテンツにより、実際の現場で使えるファシリテーションスキルを身につけることが可能です。説明を読んだり聞いたりするだけでは身につきづらいファシリテーションスキルを実践的に習得するのに役立ちます。
会議を活発化させ、生産性を向上させるファシリテーションスキルは、急速に変化していくこれからの時代に必須の力です。不確実性の高い世界では「唯一の答え」を誰かから一方的に受け取るのではなく、多様な人々との議論や協働の中で最適解を見つけ出していく必要があります。メンバー一人ひとりが持つユニークな個性やアイデアを引き出し、チーム内の相乗効果を生み出せるいきいきとした組織づくりのためにも、ファシリテーションスキルは今後ますます効果を発揮するでしょう。
ファシリテーションスキルを効果的に身につけるためには、研修を受講することをおすすめします。アチーブメントHRソリューションズでは、ファシリテーションに特化した研修を実施しています。企業ごとの課題に最適化されたコンテンツにより、ファシリテーションに関する体系的な知識を学ぶことができるだけでなく、ケーススタディを通じた実践的なスキルの習得が可能です。どうぞお気軽にお問い合わせください。
ファシリテーションスキルを身につければ会議が変わり、会議が変われば会社が変わります。ぜひ一度、ファシリテーションの効果を実感してみませんか。
