仕事の生産性が向上する「Job Aids」とは?

公開日: 2018年5月13日  最終更新日: 2021年6月2日

仕事の生産性が、劇的に向上する「Job Aids」というものがあります。この「Job Aids」を活用すると、仕事の質が上がり、仕事のスピードが格段に上がります。働き方改革が叫ばれている昨今、非常に有効なツールとなります。
では、「Job Aids」とは具体的にどういったものなのでしょうか?

パフォーマンス向上において数多くの書籍を執筆しているJoe Willmore氏がATD2018にて語った「より早く!より早く!手軽にパフォーマンスを向上させる解決策を創造する」についてレポートします。

仕事における生産性向上に関して、何かを実施しようとしても、そもそもその施策の時間が取れず、生産性は変わらないまま。働き方改革の文脈もあり、生産性向上に関して叫ばれている日本でも起こりがちな状態が世界でも起きているようです。
特に新たな業務を習得してもらおうと思った時に、トレーニングを実施するというのが一般化していますが、Joe氏は研修を実施する前にぜひ試してみたいアイディアとして「Job Aids」という方法を紹介しました。

生産性が向上する「Job Aids」とは?

「Job Aids」とは、いわゆる作業手順書のようなもので、仕事を進める上でのチェックリストや簡単なステップや指示が記載されているシートを指します。

Joe氏は仮にその人にスキルがあっても、手順を間違えてパフォーマンスが落ちないようにするために「Job Aids」があるのだと言います。
米国沿岸警備隊では「Job Aids」を活用することで、仕事に関してトレーニングで学習させるよりも75%もスピードアップし、必要なトレーニングの実施数そのものが減少したという結果も出たそうです。
Joe氏は「Job Aids」にはいろんな作り方があるとしながら、「Job Aids」のフォーマットには下記のような情報を記載することを推奨していました。

「Job Aids」のフォーマット

・リマインダー(Reminder)
忘れてしまいそうな工程をどのように思い出すか

・競争相手(Match)
誰と戦っているかを明確にする

・作業手順(Step)
どのような段階を踏んで作業が進行するか

・チェックリスト(Checklist)
タスクの抜け漏れを確認する表

・ワークシート(Worksheet)
業務や学習に用いる書き込み形式の用紙

・フローチャート(Flowchart)
仕事の流れや処理の手順を図式化したもの

・決定表(Decision table)
ある問題について、考えられる条件と行動を表にまとめたもの

・トラブルシューティング(Troubleshooting diagram)
トラブルが起きた際の対処法を図式化したもの

・日程表(Date array)
いつ何をするかが明記されたスケジュールの一覧

・スクリプト(Script)
特定のケースの際どのように受け答えするかを明記した原稿

単に業務の流れを記載したマニュアルというわけではなく、上記のような情報を「Job Aids」に記載することで、新しい業務を覚えることをスムーズに行うことが出来るとJoe氏は語りました。
特に「Job Aids」はトレーニングの対象人数が多い場合や、対象者がバラバラの箇所にいる場合に効果を発揮し、中には140%の費用対効果を出したケースもあるとしていました。

最後に

生産性を向上するための施策として紹介された「Job Aids」。他のセッションでも「Job Aids」の有用性は語られており、近年の人材開発のトレンドキーワードと言える概念なのかもしれません。
研修を検討する前に、「Job Aids」を導入することで効率化できるものがないか一度検討されてはどうでしょうか。

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アチーブメントHRソリューションズ株式会社

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