新入社員の研修制度は、企業によってさまざまです。なかでも先輩社員から直接実務を学べるOJT研修は、新入社員を早期に即戦力化できる育成法として注目を集めています。しかし、OJTがうまく機能せず、その恩恵が半減してしまっているケースも少なくありません。そこで今回は、OJT研修の効果的なやり方や、具体的な実施方法について紹介します。OJT研修で新入社員の成長を創り出すことに苦労している方や、これからOJT研修を取り入れようとお考えの方は、参考にしてください。
この記事のまとめ
OJTとは「On The Job Training」の略称で、企業や組織において実際の業務を通じて行う育成方法を指す言葉です。さまざまな経験を持つ先輩社員がトレーナーとなり、より実践的な知識やスキルが身につくよう、新入社員や若手社員に指導します。
OJT研修は集合型の研修などと比較すると、現場の業務に必要な知識を実践的に身につけやすいため、新入社員を即戦力として活躍させたい多くの企業が取り入れている手法です。厚生労働省が発表した令和3年度『能力開発基本調査』1によれば、正社員に対して計画的なOJT研修を実施している事業所は59.1％にも上ります。
また、OJT研修は教育を担当するトレーナーの力量が研修の効果を左右することから、トレーナーの育成も非常に重要になります。また、よりスムーズにOJT研修を進められるよう、トレーナーと研修生の間でOJTの目標を事前に共有しておくことも大切です。
OJT研修を取り入れることで、以下のようなメリットが期待できます。
それぞれのメリットについて理解し、より効率的なOJT研修の取り組みにつなげましょう。
OJT研修で得られるのは、実践的な知識やスキルです。目的に合わせたステップを踏むことで、座学では習得が難しい能力を着実に身につけられます。状況に合わせた臨機応変な対応をはじめ、経験値が物を言うようなスキルを先輩社員から直々に伝えられるため、比較的早期に新入社員の戦力化を図れるでしょう。
また、個人に合わせて効率的にトレーニングできるのも、OJT研修の魅力のひとつです。「基本的なスキルが高い社員には応用を教える」「コミュニケーション力に不安がある社員には挨拶や基本的なことから教える」など、それぞれ最適化したメニューを組んで教えられます。その場で的確にフィードバックできるため、理解度もより高まるでしょう。
入社したばかりの社員は、社内のルールや仕事の進め方などでわからないことも多く、不安や緊張を感じがちです。また、最初のうちは困ったときに相談できる同期や上司がいないため、不安や緊張を自身で抱え込んでしまいます。しかし、OJT研修を実施すれば、OJTトレーナーと新入社員間のコミュニケーションを活性化させられます。OJT研修の中でコミュニケーションを密に取り「この上司になら相談しやすい」と思ってもらえれば、新しい職場環境での不安も解消できるでしょう。
不安の解消は社員のモチベーションにもつながり、職場への定着率アップも期待できます。OJTトレーナー側から「困ったときはいつでも相談してください」などと声かけすれば、新入社員側の安心感もより一層高まるはずです。
OJTトレーナーとして新入社員に業務を教えるには、相手にうまく説明できるよう業務を一通り復習し、自分の中にしっかりと落とし込んでおく必要があります。その中では「自分自身では理解しているつもりだったが、実は曖昧な点があった」など、知識の甘い部分に改めて気づくこともあるでしょう。
また、研修期間中に育成を完了させるには「いつまでに、どのレベルに達しているか」といった中間目標を設定しておくことも必要です。それを基に逆算して具体的な計画を立て、進捗を管理することで、マネジメント能力のアップも望めます。必要に応じ、その場でフィードバックを行うといった臨機応変な対応も求められるため、自然と指導者としてのスキルが身につきます。このように、OJT研修を通じてトレーナー自身が大きくスキルアップし、自然な流れでリーダーや管理職へステップアップできる環境を作れるのも大きなメリットです。
コミュニケーションを取る上では、最初の一声をかけるのが最大の難関ともいえます。OJT研修を行えば、最初から話しかけるタイミングを計る必要はありません。新入社員は定期的に上司とのコミュニケーションを密に取るため、自然と社内における人間関係の構築が捗ります。良好な人間関係の輪が広がれば、帰属意識の向上やモチベーションの維持・向上につながり、結果的に組織全体の生産性の向上も期待できるでしょう。
得られるメリットが多いOJT研修ですが、下記のようなデメリットもあります。
OJT研修を失敗に終わらせないために、デメリットについても深く理解し、対策を講じておきましょう。
OJT研修で新入社員が身につけられるのは、実務に関するルールや知識、スキルなどに限られ、汎用的なスキルは習得できません。また、研修期間中にすべての業務を経験できるとも限らず、OJT研修だけで業務全体の流れを把握するのが難しい場合も多いです。研修が不十分なまま期間が終わってしまった場合は、別途研修を行う時間を設けて補完する必要があります。
OJT研修を行うと、トレーナーとなった社員の負担は増えると言えます。専任のOJT担当者を用意できれば問題はありませんが、ほとんどの場合、人手や予算などのリソースが足りず、OJT担当者を兼務で担う可能性が高いでしょう。その際、自身の通常業務と並行してOJT研修や研修の準備を行う必要がありますので、より一層効率的な仕事の進め方が求められます。
OJT研修のトレーナーには、指導力だけでなくマネジメント力も必要です。しかし、これらのスキルがすべての社員に十分に備わっているわけではありません。トレーナー自身のスキルによって研修の質に差が生じてしまうのも、OJT研修のデメリットといえます。
OJT研修を効果的に行うためのやり方・ポイントは以下の4つです。
どれもOJT研修の成功には重要な項目ですので、しっかりと把握しておきましょう。
OJT研修を効果的に進めるには、新入社員とトレーナーが「計画・実行・評価・改善」といったPDCAのサイクルを回していくことが大切です。計画の段階で目標設定を明確にし、新入社員に成長してほしい姿から逆算して研修を進めると、成功に導きやすくなります。設定した目標は、OJT研修を進める前に新入社員とトレーナー間でしっかり共有し、定期的に目標達成度を確認しながら各ステップを改善していくことが肝心です。
新入社員のスキルや知識には、大きくバラつきがあります。その社員の持つスキルや知識にそぐわない形で研修を行っても、内容を理解できず、不安や不信感を抱かせてしまう原因にもなり兼ねません。OJT研修をより効果的なものにするには、新入社員の特性を把握し、個々の特性に合った内容で研修を行いましょう。
トレーナーによって研修の質に差が出るのを防ぐため、トレーナーのスキルをそろえることも大切です。社内でOJTトレーナーとしての基準を設けた上で、OJTトレーナー研修を行い、指導者としての知識やスキルを一定以上に保てるようにしていきましょう。また、トレーナー同士で情報交換を行ったり、複数のトレーナーでローテーションしたりすることも、OJT研修の質を均一化するために効果的です。
OJT研修はトレーナーの負担が大きく、時には予定通りに育成が進まない場合もあるでしょう。対策として、トレーナーの負担を軽減するサポート体制を整える、予定通りに指導が進まないときのために別プランを用意しておくなど、社内全体でOJT研修をうまく回すための環境を整備することも重要です。新入社員は全社員で育成するという当事者意識を醸成し、会社全体で一つとなってOJTに取り組むようにすることが大切です。
OJTの実施方法として「手本を見せる（Show）」「説明をする（Tell）」「やってもらう（Do）」「評価する（Check）」の手順に沿って行う「4段階職業指導法」が効果的です。以下で、それぞれの手順についてご紹介します。
まずはこれから教える業務を実際にトレーナーがやって見せ、全体像を理解してもらうステップから始めます。口頭で説明するだけではイメージが湧きにくいため、トレーナーが実際に電話をかける、パソコンを使って作業するなど手本を見せ、具体的な業務のイメージを膨らませてもらいましょう。
次に、見本を見せた業務についての説明・解説を行います。業務の中にはトレーナーの経験値に基づく手法もあるため、見るだけでは会得できないことも多いでしょう。説明なしではわかりづらい点、習得しづらい点を重点的に説明して補足します。
ただ流れを説明するのではなく、なぜこの作業を行うのか、なぜこの手順で作業するのかなど、目的や背景までを理解してもらうことが大切です。説明を行う際は、トレーナーが一方的に説明するだけにならないよう、合間にわからない箇所がなかったかを問いかけ、反復しながら行いましょう。
解説を終えたら、実際にその業務をやってもらう段階に入ります。重要なのは、研修生が一人で滞りなく実務を行えるようになることです。本当に業務について理解できているかを、この段階でしっかり見極めましょう。ただし、一度教えただけでは完璧にこなせないことも多いです。慣れるまでは放置せず、見守ってあげることが大切です。
最後に、実践してもらった業務についての評価やフィードバックを行います。できていた部分を褒めることで研修生に安心感を与えたり、できていなかった部分を伝えたりすることで復習するべき部分を見つめ直してもらいます。できていなかった箇所については、今後同じ問題が発生したときにどうすれば改善できるのか、同じようなミスを起こさないためにはどうするべきかなどを具体的に話し合い、一人で滞りなく実務を行えるように鍛えましょう。
良い部分・悪い部分を伝える際は、端的に伝えるのではなく「この部分のこういった進め方が上手だった」「この部分の対応はこういった事態を招くので改善しましょう」など、なるべく具体的な箇所を挙げてイメージしやすいように伝えます。
OJT研修の期間は定められているわけではなく、目指すゴールによって異なるものです。例えば新入社員を育成する場合は、研修に1年ほど費やす企業もあります。業種や職種によっては5カ月間とするなど目安はさまざまなので、必要な期間を社内で検討しましょう。
以前は、いち早く即戦力となる人材を育成するため、OJT研修を3カ月程で完了させる企業も多く見られました。しかし、正社員の採用人数が少ない現在では、時間をかけて一人ひとりを大切に育成する企業が増えています。新入社員が実践レベルまでスキルを身につけるには、最短で3カ月は必要とされているため、研修期間は3カ月以上を目安とするのが望ましいです。
OJT研修は、新入社員に実践的なスキルや知識を素早く身につけるのに役立ちます。指導する側の育成スキルやマネジメント能力も向上し、社内の業績にも良い影響を与えられるため、ぜひ導入を検討してみてください。
OJT研修を実施するには、指導する側の実力も非常に重要です。新入社員が入社してくる前の段階でOJTトレーナーの育成にも力を入れ、知識の見直しや指導力を底上げしましょう。育成を通して、トレーナー自身の業務への理解度がさらに高まり、自分自身の成長を感じてもらえるというメリットもあります。
OJT研修では、OJTの目標をトレーナーと新入社員間で共有し、双方が目標に向かって意識的に行えることが理想です。トレーニングの目的や目標が明確でないと、ゴールが曖昧になり、効果的なトレーニングができません。OJT研修の初期にしっかりと目標を共有し合い、計画的にトレーニングを行える環境を作りましょう。
今回の記事では、OJT研修について詳しく解説いたしました。現場で新入社員の育成を担当することは、将来のリーダーやマネジャーを育成する観点においても非常に大切な経験となります。
こちらの資料では多様化する人材マネジメントにおいて、持続的にパフォーマンスを発揮するための一貫性モデルについてご紹介していますので、ぜひこちらの情報もお役立ていただければ幸いです。
