オンボーディングプログラムとは、組織に新しく入った人が少しでも早く活躍できるようになるために、組織としてサポートする仕組みのことです。人材の流動性が高い海外や、外資系企業では多く取り入れられている仕組みですが、最近では、日本でも取り入れる企業が増えてきました。そこで今回は、オンボーディングプログラムの説明から、取り入れるメリット、そして実際に活用する場合どのようなプロセスを経て設計されるかを、ご紹介いたします。
新入社員の育成には様々な手法がありますが、近年注目が集まっている手法の1つに、オンボーディングプログラムがあります。
オンボーディングプログラムの語源は、「on-boarding」、つまり『機内』や『乗船』という意味を持つ言葉から派生して作られた造語であり、直訳すると、「飛行機や船に乗っている」という意味になります。
本来オンボーディングプログラムとは、船や飛行機に新しく乗り込んできた従業員や乗客に対して、必要なサポートを行い、新しい環境に慣れてもらうプロセスのことを指します。 人事用語として使われる際には、企業が新たに受け入れる新入社員に対して行う研修の事を指し、配属から定着化、そして戦力化までのサポートの一連の流れのことを指します。
従来の新入社員研修のように、一括採用した新卒社員向けの、入社後に集中的に行う犬種とは違い、対象は新卒だけに限らず、全ての新入社員であり、また、入社前から始まることもあることが特徴です。
では、なぜ今オンボーディングプログラムが注目を集めているのでしょうか？
近年、日本でもオンボーディングプログラムが注目されている背景には、主に2つあります。
1つ目は、人材育成の費用対効果の低さを問題視する人事や経営者の方々の姿があります。たくさんの時間とお金をかけて採用した人材が、一人前の戦力として成長する前に離職してしまったり、採用した後も、更なる時間とお金がかかってようやく戦力として成果を出せるように成長したとしても、定着率の低さが改善されないなどの解決策として、注目されています。
2つ目は、日本の採用制度の変化があります。戦後の高度経済成長期に定着した新卒一括採用が見直され始め、通年採用を取り入れる企業が多くなってきました。通年採用がより多く取り入れられるようになった背景には、一括採用の選考フローには中々フィットする事の難しい帰国子女や留学生を対象に採用活動を行うためなどの理由が挙げられます。通年採用を取り入れると、不定期に新しい人が企業や組織に加わるようになるということです。この場合、従来の一括採用のように新入社員全員を一斉に研修したりトレーニングに入ることが難しくなります。そのため、通年採用時の育成プログラム作りに注力する企業が増えています。
オンボーディングプログラムの目指すところは、新しく組織に入ってきた人が、元々持っていた価値観や文化、知識やスキル、行動パターンを組織に「加える」ことで、その組織の多様性を広げることです。組織の仕組みやルールなどを説明することはもちろん必要ですが、会社に慣れる、つまり「Culture Fit（カルチャーフィット）」ではなく、「Culture Add（カルチャーアッド）」が達成されるような状況が、オンボーディングプログラムを取り入れる上では好ましいと言われています。そのような状態を創り出すことで、新たな解決策やプロダクト、サービスを見出すことが出来るなどの可能性が広がっていきます。
それでは、オンボーディング・プログラムを取り入れると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。簡単に説明していきます。
平均的な新入社員研修では、戦力として成果を上げるようになるには、半年から1年ほどかかると言われてます。オンボーディングプログラムでは、新しく入ってきた人が仕事をいち早く覚え、自分のスキルとして活かせるようになるまでのプロセスを明確にするための手段であり、早期戦力化を目指す企業にとって、とても効果的なものです。従来の育成方法よりも短い所要時間で組織に新しく入ってきた新入社員の早期戦力化が可能になります。
オンボーディングでは、同じ部署やチームだけでなく、より広い範囲の人間を巻き込んで行われるプログラムです。組織の一員として受け入れられ、承認されることで、組織内でのアイデンティティが確立されやすくなります。そして、それはその組織内での働き方や組織に対する貢献の仕方が見えてくることにも繋がります。このように社員のエンゲージメントを高めることにより、定着率も上がっていきます。
新入社員への育成を仕組化させることで、通年採用を活用している企業でも現場の社員の負担を減らすことが出来ます。また、マニュアル化させたり制度を整えることで、まだ分からないことが多い新入社員でもすぐに、答えに辿りつくことができるので、とても効率的に仕事が進むようになります。
オンボーディングプログラムの内容は、実際に活用する企業や組織の達成したい具体的なゴールによって詳細が変わります。しかし、根本的な流れや目的は、上記で説明してきたものと変わりません。実際に企業や組織でオンボーディングプログラムを取り入れようとした際は、以下のような流れに沿って活用されるのが一般的です。
いつまでに・どのような能力やスキルを身に付けてほしいのかなど求める人材の明確化することで、より確実に理想的な人材を採用・育成していくことができます。また、そこから見えてくる課題点からさらに本質的な問題を深掘りしていきます。
どのような取り組みをしたら解決できるか、求めている能力・スキルを身に付けてもらえるか、ちゃんと実践できるだろうか？など、プログラムの詳細を練る。
社内で話し合いを重ね、実現可能なプログラムなのか、目的を達成出来そうか、などを話し合った上でオンボーディングプログラムを完成させます。
オンボーディングプログラムを実行します。新しい取り組みが定着するまで、積極的なフォローと接触が必要になります。
個人のオンボーディングが終わり次第、関わった人皆でその取り組みを評価し、次の機会に活かす様にすることで、次の改善に繋げます。
オンボーディングプログラムを設計する際に、気を付けるべき点が大きく分けて2つあります。1つは新入社員の前に立ちはだかる5つの壁です。そして、もう1つは入社後の3か月間です。それでは、1つずつ簡単に説明していきます。
新しい組織に人が入った時、新入社員の成長の前に立ちはだかる障害として5つの壁があります。これらを取り除くようなオンボーディングプログラムを設計することで、より新入社員の成長を促し、また成長しやすい環境を提供することが出来ます。
Googleの社内調査によると、入社初日にしっかりと受け入れ態勢を整え、準備されていると、次の3か月以内のパフォーマンスが30%上がるという結果があるそうです。例えば、新入社員の出社初日に育成担当者が知らされる、などが起きている状況では、十分な準備が出来ずに受け入れることになってしまいます。新入社員を受け入れる部署、チーム、上司がしっかりと受け入れる準備をしているかがとても重要です。
人間関係が原因の離職は、昔から中々解消されません。特に後からチームや組織に入る人にとって、人間関係は大きな不安要素になります。例えば、新入社員が配属される部署のメンバーがそもそも知らされていない、誰がどの役割にいるか教えられていない、などの状況は、新しい環境に対する不安を更に増長させてしまいます。既存の社員が積極的にフォローをしようという雰囲気を作ったり、上司や先輩からの支援がもらいやすい仕組みを作ることで、不安を和らげ、早く組織に馴染みやすくなります。
期待値というのは、その組織内でのミッションや業務内容、期待されている成果のことです。この期待値は、新入社員と企業との間でずれていることがあります。例えば、口頭で聞く仕事内容と、実際に自分がやってみる仕事では、その人の解釈の違いや感覚の違いなどで、「想像と違った」などのズレが出てきやすいものです。互いが互いにどんなことを求めているか、期待値をすり合わせ、確認しておくことは、ズレを少しでも無くすために、とても重要なのです。
担当業務内容やそれに必要な能力やスキルだけでなく、直接的に業務に関わらなくても、企業の仕組みやルール、企業文化など、業務を遂行していく上で新入社員が学ばなくてはいけないことは沢山あります。例えば備品の場所や社内コミュニケーションツールの使い方など、「知らないと困るけど誰に聞けばいいか分からない」といった問題は、意外と多く見られているようです。このような内容をどれだけ早く効果的に学べるかによって、社員の戦力化のスピードや定着率が大きく変わってきます。
成長スピードを上げるためには、PDCAをいかに速く回すかが大切になります。例えば、自己評価を自分自身だけで的確に行うことが難しいのは、新入社員の成長の妨げになる障害の1つです。いきなり大きな目標を達成することを目指さなくてもいいので、小さな成功体験を積み重ねていけるような環境を提供するために、自分で自分の結果を振り返ることができる機会を多く創り出すことが必要になります。
5つの壁の1つ目、「準備」の壁で説明したように、最初の3か月で適切な研修を行わなければ、その後の定着率や成長スピードに大きな影響を及ぼすことがGoogleの調査で分かっています。この3か月でどのような研修や学びの場を提供し、また、新入社員が学びやすい環境を整えてあげることができるかが、その先の定着率や成長スピードを大きく上げるのです。
人のモチベーションの持続期間は3か月が1つの目安だと言われています。節目節目で何かしらのモチベーションを持ち直す、もしくは持続させる努力や出来事がない限り、モチベーションは自然と低下してしまうようです。特に、新しい環境や初めての経験で戸惑うことが多い新入社員にとって、入社3か月後は思い通りの成果が出せずにモチベーションが下がるため、「入社3か月の壁」とも言われています。ですから、オンボーディングプログラムを設計するときには、最初の入社3か月で上記に挙げた5つの壁を取り払えるようなプランを設計・実行していくことが重要です。それによって、社員の定着率向上や成長スピードの促進を促すことが出来ます。
ここまで、オンボーディングプログラムを活用する目的、メリット、そして設計する際のポイントなどを説明してきました。それでは、具体的にどのような取り組みができるか、5つの壁に沿って見ていきましょう。
新入社員が入ってくる初日から、最大の学びと成長を促すために、万全の準備をして迎えましょう。例えば、既存社員の間で、新入社員に対する育成方針の共有をしておく、入社前の段階で既存の社員と交流を持てる機会を作る、などが挙げられます。初日社用のメールアドレスがキチンと配布される、仕事に必要なものがちゃんと揃っているなども実際に取り組んでいけることです。
新しく入る組織にどのような人がいて、どのような役割を持っているかなどを知っていることで、困ったときに誰に聞けばいいかなどが分かるようになります。例えばさらに、メンター制度を設けたり、定期的な社内会食やランチ会を開催することで、より気軽に悩んでいることや抱えている問題を相談しやすい環境を提供することが出来ます。
入社前に互いの期待値にズレを作らず、すり合わせを行うことで、離職率を低下させ、定着率を向上させることが出来ます。例えば、入社前にインターン制度を設けることで、入社後に感じるかもしれないギャップを減らすことが出来ます。また、インターンを通して自身の能力や挑戦していきたいことを発信する機会にもなるので、適材適所の人材配置に役立ちます。
できるだけ早く業務遂行に必要な知識やスキル、能力を身に付けることで、早期戦力化人材になることが出来ます。例えば、新入社員が少しでも学習しやすい環境を整えるために、Off-JTとOJTの教育担当者間での教え方や伝え方にズレがないかのすり合わせを行う事や、各種マニュアルを制作し提示することで、分からないときにすぐ見返すことができるようにしておくなど、十分な準備と効率的に学ぶことができる環境を仕組化して提供することが出来ます。
自己評価を促すことは、自身のPDCAを回す上でとても大切なフェーズです。例えば、周りからフィードバックをもらう機会を増やしたら、それだけ自分のことを客観視することができ、いきなり大きな目標達成ではなく、小さな目標からの達成経験を積み重ねていくことが出来ます。オフィシャルもカジュアルも含め、フィードバックグループなどを作り、そのような機会を増やすことが出来ます。
オンボーディングプログラムとは、組織に新しく入った人が、少しでも早く活躍できるようになるために、チームでサポートする仕組みです。人材育成の費用対効果や一括採用から通年採用への移行が、近年オンボーディングプログラムが注目されている背景にあります。オンボーディングプログラムを取り入れる際は、人事や直属の上司だけでなく、配属先のチーム全員が主体的に新入社員のサポートをしていくことも求められますが、新入社員の早期戦力化、社員の定着化、そして業務の効率化の3つの利点が得られます。また、5つの壁を取り除くように設計されたプログラムを取り入れることで、新入社員の学びと成長を促すような環境を整えることが出来ます。この記事を通して、より効果的な新入社員研修を考えられている方のお力に少しでもなれば幸いです。
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