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 採用担当者の中にはどうしたら内定者の辞退を防止できるのか、お悩みの方もいるでしょう。新卒の就活生を対象に複数回の面接を経て内定を出したとしても、辞退をされてしまってはそれまでの採用活動が無駄になってしまいます。新卒内定者が内定を辞退する理由は人によりさまざまですが、人材確保のためには内定者の辞退防止策を考えることが重要です。この記事では新卒内定者がなぜ内定を辞退するのか、辞退防止のために採用担当者ができることや企業としてできる防止策について解説します。優良な人材を逃さないためにも、ぜひ参考にしてみてください。

新卒内定者が内定を辞退する理由

 新卒の就活生が複数の企業の面接を受けるのはよくあることです。新卒内定者が辞退する理由はさまざまですが、新卒内定者の入社意欲を高められず、自社がその内定者にとっての第一志望になれなかったことが主な理由として挙げられるでしょう。ここでは新卒内定者の入社意欲への弊害になったり、第一志望になりにくくなる理由について解説します。自社の状況に照らし合わせて、改善すべき点がないか確認してみてください。

雇用条件や待遇が合わないから

 雇用条件や待遇が新卒内定者の希望する条件に合わないと内定を辞退する理由になるでしょう。例えば面接時に伝えた雇用条件などが募集要項に記載の内容と異なっていたり、内定後に改めて雇用条件を確認したときに自分には合わないと判断した場合です。 特に面接時に伝えた雇用条件と募集要項に記載の内容が異なっていた場合では、求人サイトなどに載せている情報が足りていなかったり、採用担当者と配属先で情報の共有ができていないことが原因として挙げられます。あらかじめ防止できることでもあるため、新卒の就活面接がはじまる前に求人情報の見直しを行ったり、各配属先との打ち合わせを行いましょう。

面接時の対応に不信感を抱いたから

 就職面接時の対応に不信感を抱くような出来事があると、内定辞退の理由になります。例えば面接時の社員の態度が高圧的だったり、質問をしても明確な回答が得られなかったりすると、新卒内定者は「この企業に決めて良いのだろうか?」と不信感を抱いてしまうでしょう。 面接官や採用担当など、直接話す社員は新卒内定者からすれば企業の代表です。事前に面接のシミュレーションを行い、面接官や採用担当の対応、態度に問題がないか、質問に対する受け答えがきちんとできるかなどを確認しておくと良いでしょう。

その企業で働いているイメージが湧かないから

 雇用条件や面接時の対応に不備はなく、特に不満はなくても、新卒内定者自身がその企業で働いているイメージが湧かない場合には、内定の辞退につながります。新卒内定者は複数の企業の採用情報を確認したり、面接を受けたりしている可能性が高く、働くイメージが湧かないと職場に馴染めるかどうか不安になってしまうことも。そして他社の採用情報を確認したり、面接を受けたりして、最終的には他社に入社を決めてしまうこともあるのです。入社前の内定段階で社内見学などで会社の雰囲気を感じてもらったり、インターンシップなどで実際に一緒に仕事をしてもらったりすることで自社で働いているイメージを持ってもらうことができるでしょう。

時間が経つにつれて考えが変わったから

 内定を出した時期によっては内定から入社まで期間が空くことがあります。はじめは自社への入社意欲が高かったものの、入社までの期間に「この会社でやっていけるか不安…」「今の社員とうまく付き合っていけるだろうか…」というような気持ちが膨らんでいき、内定を辞退することも。内定を出したからと安心せずに、内定後も積極的に連絡を取り、必要に応じて面談やイベントを行って自社への関心をつないでいくことを意識しましょう。

新卒内定者の辞退を防止するために採用担当者が意識したいポイント

 新卒内定者が内定を辞退する理由を解説してきましたが、これらを踏まえた上で辞退防止のために採用担当者は何ができるのでしょうか。ここからは新卒内定者の辞退防止のために採用担当者が意識したいポイントについて解説します。

面接を重ねるごとに自社への関心を高める

 毎回の面接の時間を内定を出すかどうかの査定のためだけに使うのではなく、就活生の自社に対する関心を高める工夫をしてみましょう。就活生は複数の企業の面接を受けていることが多いため、どの企業でも聞かれるような「長所や短所は何ですか?」「学生時代は何に力を入れていましたか?」などの質問では自社への関心を高めることはできません。
そこで例えば面接時の質問は自社に絡めたものを投げかけて、初回の面接では「自社を志望した理由はなんですか?」という質問、最終面接では「自社でどのような仕事がしたいですか?」など、面接を重ねるにつれて働いているイメージが持てるような質問を増やしたり、面接後に面接官以外の社員と会う機会を設けたりといった工夫をすると、自社への関心を高められるとともに、内定を出したときに就活生は達成感を得られるでしょう。

信頼関係を構築する

 新卒内定者の辞退を防止するためには信頼関係を構築することが大切です。面接官や採用担当者の態度などが原因で不信感を抱くと内定辞退につながることもあるため、企業の代表として新卒内定者の対応には気を付けましょう。信頼関係を構築するために心がけたいこととしては、例えば質問などがあった場合には早いレスポンスを心がけたり、雇用条件や待遇については早い段階で伝えるなどが挙げられます。
新卒内定者から質問が来るということは、自社への関心がある状態です。その関心を失わないためにも、レスポンスを早くし、新卒内定者からの信頼を得ましょう。また雇用条件や待遇については条件が合わないと内定辞退の原因になるため、早いうちに伝えることで企業もミスマッチを防ぐことができます。

自社のビジョンを伝える

 新卒内定者に対して、自社の将来のビジョンを伝えるようにしましょう。ビジョンを伝えることで、社員になってから具体的に目指す方向性を示すことができ、新卒内定者が自社で働くイメージを持ちやすくなります。企業のビジョンは採用情報などですでに新卒内定者が確認している場合もあるため、合わせて在籍中の社員個人のビジョンを伝えることも効果的です。企業より個人のビジョンの方が新卒内定者にとっては理解しやすく、自分に当てはめて考えやすいでしょう。

社員と会話をする機会を設ける

 社員と話す機会を設けると、その企業で働いているイメージを持ちやすくなります。新卒内定者にとって在籍している社員は将来一緒に働く先輩です。実際に話してみて「この社員と働きたい」と思えれば入社意欲を高く維持しやすいでしょう。新卒内定者にどの社員と会わせるかもポイントです。年が近い社員であれば、入社時の不安などについて気軽に話したり、質問したりできるでしょう。役員の社員なら、自社の事業やビジョンなどを共有し、実際に働く際に新卒内定者に求めていることを伝えたり、期待感を示すことができます。

内定の伝え方を工夫する

 内定の伝え方を工夫することも内定辞退の防止に役立ちます。内定を電話やメール、文書などで伝えている企業は多いですが、メールや文書では新卒内定者の印象には残りにくいものです。印象が薄いと内定から入社までの期間に入社意欲が低くなってしまう可能性も。電話で伝える場合もただの業務連絡として内定を伝えるのではなく「一緒に働けるのを楽しみにしています」「働きを期待しています」など期待を込める一言を添えるだけでも印象が変わります。内定の伝え方は企業によりさまざまですが、中には自社に招いて伝える方法をとっている企業もあるため、印象に残る方法を検討してみるのも良いでしょう。

内定承諾後も定期的にコミュニケーションを取る

 新卒内定者とは内定承諾後も定期的にコミュニケーションを取りましょう。承諾の連絡があると安心してしまうかもしれませんが、入社までに期間が空くと自社の印象が薄れていき、入社意欲が低くなることが考えられます。最終的には内定辞退につながる可能性もあるため、自社への関心を高めてもらう工夫が必要です。 例えば懇親会や研修など、社員と内定者が関わるイベントで定期的にコミュニケーションを取る機会を設けるのがおすすめです。月に1回程度を目安にコミュニケーションを取ることを意識すると、自社への関心を高められるだけでなく、新卒内定者との信頼関係の構築も期待できます。

内定辞退防止のために企業ができる対策

 ここまで内定辞退を防止するために採用担当者が意識したいポイントについて解説してきました。ここからは採用活動を支援するために企業ができる内定辞退防止の対策をご紹介します。採用担当者の取り組みだけでなく、社内イベントなどを取り入れることで内定の辞退防止が期待できるため、ぜひ参考にしてください。

社内報の共有

 社内報の共有は自社の事業や社風を知ってもらえるきっかけになるため、新卒内定者の自社への関心を高めることが期待できます。新卒内定者は実際に働くことになる社内の情報を得たいと考えているため、社員のインタビューや働き方などが載っている社内報は、入社後に自分が働くイメージを持つのに役立つでしょう。また最新情報を盛り込むと最近の自社の動向を伝えることもできます。入社までに自社でどのような出来事があったのかを知れることは、入社を控える新卒内定者の安心感につながるでしょう。

社内見学

 新卒内定者にとって社内見学は将来自分が働く場所を見られる貴重な機会です。先輩社員の働く姿や業務中の社内の雰囲気を感じることができるため、その企業で働いているイメージを持ちやすく、入社意欲が高まるでしょう。社内見学ではより多くの社員と話す機会を設けやすくなるため、さまざまな社員の話を聞くこともできます。また社内見学を行う際には、新卒内定者の入社を企業全体で歓迎していることを伝えるのも効果的です。

内定者研修

 入社前に社会人のマナーなどを勉強できる内定者研修は、新卒内定者が入社後に安心して働きはじめられるようにサポートする役割もあります。「学生から社会人になるんだ」という意識を持たせるのにも役立ち、モチベーションを高めるきっかけにもなるでしょう。内容は企業によりさまざまですが、内定者同士でグループワークを行うような研修であれば、内定者同士のコミュニケーションを活発にすることもできます。

内定者アルバイト・インターンシップ

 内定者アルバイトやインターンシップでは実際に企業で働いてもらうため、その企業で働くイメージをより強く持つことができます。面接や社内見学では伝えきれない自社の雰囲気を良い意味でも悪い意味でも入社前に新卒内定者に感じてもらうことができるでしょう。入社前に悪い面を見られることは一見マイナスにも思えますが、入社後のギャップが小さくなる点はプラスと考えられます。また入社前に仕事の流れを教育するため、入社後すぐに活躍できる即戦力の育成もこの期間にできる点は企業にとってもメリットでしょう。

内定式

 内定式では将来同期となる内定者が多く参加します。内定者同士で入社を決めた理由や将来のビジョンなどを話し合い、お互いのモチベーションを高め合う場になるでしょう。内定式には社長や役員など企業の上層部の社員が経営理念などを伝えるため、入社に向けて気が引き締まるという内定者も少なくないはずです。

内定者懇親会

 内定式でも内定者同士がコミュニケーションを取る機会はありますが、内定者懇親会は食事をしたりお互いに自己紹介をしたりと、より内定者同士のコミュニケーションを促進することができます。内定式よりも気軽にコミュニケーションが取れるため、就職に対して不安な気持ちも将来の同期と共有し合うことで安心感を抱きやすいでしょう。

もし内定を辞退する人がいたら?

 新卒内定者の辞退防止のために採用担当が意識したいポイントや企業ができる対策について解説してきましたが、これらの工夫や対策を行っても、内定辞退者が出てしまうこともあります。そこで大切なのは内定を辞退した人にヒアリングを行うことです。ヒアリングで有益な情報が得られれば、今後の採用活動に生かしていくことができます。

ヒアリングの主な内容

・内定を決めた企業名
・他社に決めた理由
・自社が合わないと感じた点 など

 内定辞退者から得られた情報をもとに来期の採用計画を立て、内定辞退者を減らすにはどうしたら良いのか、対策を見直しましょう。

新卒内定者と積極的に関わりを持って内定辞退を防止しよう!

 採用担当者にとっては、新卒内定者の辞退はできる限り防止したいものです。採用に関わるときには今回ご紹介した採用担当者が意識したいポイントを心掛け、新卒内定者と積極的にコミュニケーションを取って内定辞退を防止しましょう。辞退者が出たときには来年度に生かせるように辞退者へヒアリングを行い、情報収集をすることが大切です。

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