オンライン研修で気を付けるべき6つのトラブルと対策法

 オンライン研修をする際、講義中にトラブルがおきてしまっては、学びは最適化されません。弊社が行ったアンケートでは、オンライン研修の不安として38.7%の企業が「配信環境や機材が整っていない」を挙げていました。今回は、オンライン研修で気を付けるべき6つのトラブルと対策法を伝授いたします。

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オンライン研修でトラブル対策を行う目的

  オンライン研修でトラブル対策が必要な目的として以下の2つがあります。

トラブル対策をして「参加し続けられる状況をつくる」

 まず第一に、オンライン研修において非常に重要な大原則は「参加者が参加し続けられる状況をつくる」ということです。至極当たり前のことに思えるかもしれませんが、オンラインで研修を実施することならではのネットワーク、操作、PCなどのデバイストラブルが想定されるため、受講生が参加し続けられる状態をつくるために、オンライン研修を行う前には入念な下準備が必要です。

トラブル対策をして「学びが最適化される状況をつくる」

 集合研修は、受講者全員が一ヶ所に集まって行うため、皆が同じ環境で学びを行います。それに対して、オンライン研修では、受講者は様々な拠点から参加するので、各自がそれぞれの環境で受講します。ですので、各参加者の受講環境が学びに最適な状態であるよう、事前にトラブル対策と下準備が必要です。

 次に、以下に想定される主なトラブルと対策方法を紹介したいと思います。

1.オンライン研修のテクニカルトラブルを下準備で防ぐ

  オンライン研修では「デバイストラブル」「ネットワークトラブル」「カメラトラブル」「マイク&スピーカートラブル」の4つのテクニカルトラブルが考えられます。

①研修中に参加者が突然いなくなる⇒デバイストラブル
②講師が講義中に突然動きを止める⇒ネットワークトラブル
③研修中に参加者が突然画面が暗くなる⇒カメラトラブル
④ディスカッション中に口パクで話し続ける人がいる⇒マイク&スピーカートラブル

 このようなトラブルが起こると、そもそも研修の成立が難しくなります。オンライン研修においては、以下の3つを参加者全員分用意するということが、絶対条件です。

①安定的に稼働するデバイス
②接続し続けられるネットワーク環境
③マイクとスピーカーが機能する状態

 こららを下準備しておくことで、オンライン研修のトラブルを防ぐことができます。

2.オンライン研修に適したデバイスで学習トラブルを防ぐ

  学習者のデバイス環境によって学びの効果が下がってしまうということが考えられますが、以下の2つの方法で、学習トラブルを防ぐことができます。

PCで受講することで学習トラブルを防ぐ

 参加者が研修に参加する際のデバイスについて、スマートフォンやタブレットなど各社や各人の参加環境に依存してしまいがちですが、オンライン研修に最適なデバイスであるPCを用意することを強くおすすめいたします。

 特にスマートフォンでの参加はデバイスの画面が小さく講義の映像が見えにくくなってしまうということがあります。更に、研修中にQ&Aなどで質問をチャットに打ちこむということが頻繁に行われるため、入力中に画面を見なくなってしまうということもあり、学習のためのオンライン環境を十分につくることができないため基本的にはおすすめいたしません。

1人1台のPCで学習トラブルを防ぐ

 「1つのデバイスで複数人が受講することは可能でしょうか?」というご質問をよく頂くことがありますが、これもトラブルのもととなります。確かに画面の小ささはプロジェクターに投影するなどの方法で対処できます。しかしながら、学びの最適化という意味では、次のようなトラブルが考えられます。

・研修に必要なOutputの場面で一緒にいる受講生に許可を得てから発言をすることが必要になり、一緒にいる受講生に遠慮をしたり様子を見ながら発言をする可能性が高まる。
・個人に対して意見を求める場面でも一緒に参加する受講生の存在を強く認知し意見を合わせてしまう可能性がある。

 学習環境をつくる上では「発言権は平等に」というのは重要なポリシーです。皆が同じように発言できる環境をつくることで、双方向のコミュニケーションが闊達になり、お互いの意見から学ぶことができ、学習効果を高めることができます。

 1人1台のPCを会社で用意することが難しい場合は、場合によってはBYOD(Bring your own device)なども許可しながら、学習のための環境として1人1台のPCを用意することをおすすめいたします。

3.事前確認でオンライン研修の接続トラブルを防ぐ

 オンライン研修を行う際、受講者が利用するデバイスの準備が整った上で、参加者に事前に環境チェックを行うことで接続トラブルを防ぐことができます。

・参加デバイスは会社指定のものを使っている
・OSがアップデートされ、最新のVersionになっている
・配信システムのアプリケーションがアップデートされ、最新のVersionになっている
・接続するネットワークは有線または無線ブロードバンド(3Gまたは4G/LTE)を使っている
・ネットワーク通信速度は1.5Mbps/1.5Mbps(上り/下り)以上ある
・配信システムで利用予定機能の利用経験がある(Zoomの場合は、左右表示モード、ギャラリービュー表示、名前の変更、ミュート解除、ブレイクアウトセッション、チャット、投票の6つを利用したことがある)
・当日使用予定のマイクやスピーカーで利用できる(Zoomの場合は、スピーカーとマイクのテスト結果が良好である)
・当日受講する場所は個室か環境音に配慮された場所である

上記の項目の中で一つでもチェックが当てはまらないものがある場合は、オンライン研修の受講に支障をきたす場合がありますので、未然に解決しておくことでトラブルを防ぐことができます。

4.初オンライン研修導入のトラブルを接続テストで防ぐ

 オンライン研修を初めて行う際、事前に行っておきたいことの一つが接続テストです。接続テストは、実際に研修で使用するデバイスやネットワークで、オンライン研修の配信システムにアクセスし、問題なく受講ができる環境なのかを事前に確認するというものです。

 利用予定機能を配信システムで実際に使用しながら、オンライン研修受講当日と同じ動作を行うことで、不具合がないかを確認していきます。受講生と直接対話をしながら接続テストを行うことで、参加者のITリテラシーのレベルを事前に把握することができ、トラブルが起こった際にどの程度自力で解決できるのかの予測を立てることもできます。特に初めてオンライン研修を実施する場合は、そもそも研修に参加できない、というリスクを下げる方法としておすすめいたします。

5.連絡手段の確保でオンライン研修の進行トラブルを防ぐ

 上記のような念入りな事前準備を行っても、Web会議システムを介してのオンライン研修に参加できない、ログインできないなどのトラブルは一定数発生します。研修自体が無事に始まったとしても、研修中にもトラブルが起こらないとも限りません。その際に連絡が滞ってしまうことがないように、電話やチャットアプリなど複数の連絡手段を用意しておくことが重要です。

 特に研修開始後のトラブルは迅速に解決することが必要なため、電話で連絡が取れる状態をつくっておくことが非常に重要です。

  弊社で行うオンライン研修でも、接続トラブルがあった場合にかける電話番号を研修の冒頭にアナウンスすることを徹底しています。

6.オンライン研修参加のトラブルをバックアップで防ぐ

 さらに念には念を入れておきたい方のためにおすすめしたいのが、Web会議システムのバックアップアカウントの用意です。受講生の配信システムのアカウントが何かしらの理由で使えなくなってしまった場合、アカウントの登録からやり直すと時間がかかってしまうことが多くあります。先にお伝えしたように、特に研修開始後のトラブルは迅速に解決することが必要なため、電話で連絡を取りながら別アカウントで入ってもらうことで問題を解決する、ということができるように、バックアップのアカウントを用意しておくことを推奨します。

まとめ

 オンライン研修に参加する際に、受講者がログイン、接続、PCの操作に不安がある状態だと、それらの不具合に対処しているうちに、どんどん講義が進んでしまい、学習者が取り残されてしまう、もしくはパニックになってしまい研修内容に集中できないというようなことが起こることが想定されます。

 オンライン研修において、事前に適切なデバイスを準備して参加者の受講環境を整えて、接続テストを行うなどして確認しておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。更に研修中の想定されるトラブルに対して他の連絡手段を確保しておくことで、解決ができるようスタンバイしておくことで学習者が安心して研修に取り組むことができ、学びを最適化することができます。

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