ファシリテーションとは?今すぐ使えるスキルとコツ、向いている人の特徴

ファシリテーションとは?今すぐ使えるスキルとコツ、向いている人の特徴

ファシリテーションとは、会議やミーティングが生産的かつ効果的に進むように発言を促進し、話の流れを整理し、また参加者の合意形成をサポートする行為を表します。今回は、そんなファシリテーションの意味や必要性、どんな人が向いているか、どんな能力とスキルが必要となるのかを解説していきます。

ファシリテーションの意味

ファシリテーションと聞くと、会議やミーティングをうまく進めるために参加者の前に立って行う司会進行術だと思っている方も多いのではないでしょうか?ファシリテーションという言葉を英英辞典で調べると、下記のような言葉が出てきます。

Facilitation = to make it easier for a process or activity to happen

ファシリテーションの元々の意味は「プロセスや活動を容易にすること」です。ファシリテーションは単なる司会進行術ではなく、集団活動を用意にするためにチームワークを促進し、個人プレーでは決してつくれない成果を生み出すための技術なのです。

また、ファシリテーションをする人のことをファシリテーターといいます。ファシリテーターというと、ホワイトボードの前に立って進行をする人というイメージが強いかもしれませんが、必ず人前に立って議論を進行するということではないのです。会議やミーティングといった集団活動を容易にするために、議論を仕切る人がファシリテーターであり、たとえ、参加者の前に立っていなかったとしてもファシリテーションをすることは可能なのです。

ファシリテーションの重要性

ファシリテーションによって話し合いが促進され、個人プレーでは実現できないような成果を出すことができるようになると言われていますが、実際にはどのような効果があるのでしょうか?

ファシリテーションによって得られる効果は下記の通りです。

ファシリテーションの効果

【生産性の向上】

より多くの意見が出され、付加価値の高い成果を生み出しやすくなります。

【会議の時間短縮】

話が横にそれること、議論が収束しないという事態を防ぎ、会議の時間が減ります。

【ネクストアクションの実現】

話し合いの成果として出た「誰が、何を、どうするか」というネクストアクションが明確に共有されるため、確実に実行に移されます。

【参加者のモチベーション向上】

話しやすく、居心地のいい雰囲気を作ることができるため、参加者の話し合いへのモチベーションを向上させることができます。

【チームワークの向上】

参加者が協力しながら話し合いを進められるルールや仕掛けをとりいれ適切に取り入れることができるため、参加者のチームワークを向上させることができます。

上記のような効果があるのがファシリテーションです。特に昨今はVUCAワールドと言われる時代のため、トップにいるリーダーが必ずしも答えを知っているわけではありません。明確な答えのない中で、メンバーで知恵を出し合い、チーム活動を促進していくスキルとして、ファシリテーションのスキルは重要性が高まっているといえるでしょう。

ファシリテーションに向いている人の特徴

ファシリテーションは具体的なスキルではありますが、上手にファシリテーションを進めるためにはマインドも重要となってきます。そのため、人によっては向き不向きがあります。そこで、ファシリテーションに向いている人の特徴をまとめました。下記の特徴を持つ人はファシリテーションに向いていると言われています。

ファシリテーションに向いている人の特徴

【前向き】

話し合いを進めるにあたっては、うまくいくときもあれば、なかなかうまく進まないこともあります。たとえどんな状況だとしても不機嫌、ネガティブになることなく、前向きな取り組みから肯定的な影響力を発揮する必要があります。

【オープンマインド】

意見が出ることを促進する役割を持つファシリテーターは、どんな意見でも受け入れる心構えが必要となります。

【好奇心】

ファシリテーションを進める中で、明るく心地よく、意見が自然と出てくるような雰囲気を作るためには、ファシリテーターが話し合いを楽しんでいて、どんな成果が作れるかにワクワクしていることが大きな影響を及ぼします。

【客観性】

会議やミーティングでは、参加者全員が意見を出しやすい環境づくりが必要なため、ファシリテーターは常に中立でいる必要があります。

【目的意識】

生産性高く話し合いを進めるためには、話が脱線していないかを常にチェックする必要があります。出された意見や質問が目的からずれていないかを確認するために、ファシリテーターは常に目的を念頭に置く必要があります。

【システム思考】

システム思考とは、一つの発言や決め事が誰にどのような影響を及ぼすかを考えることです。参加者に気付きを与えたり、思考を促す役割をもつファシリテーターには、自身の発言の影響を考える必要があります。

【行動力】

ファシリテーターは、影響力が命とも言えます。口だけではなく、自身が積極的に行動に移すからこそ、周りはその人に触発されるものです。

ファシリテーションを進めるコツ

では、実際にファシリテーションを行うにあたっての進めるコツを見ていきます。ファシリテーションの進めるコツを簡単に表すと、「ゴールの明確化」「雰囲気づくり」「発散」「合意形成」の4つとなります。では、それぞれのコツについて詳しく見ていきましょう。

ゴールの明確化

ゴールの明確化とは、話し合いの終着点を設計することです。ファシリテーションで話し合いを促進するためには、事前にどのような話し合いにするかをイメージしながら進め方を設計することが欠かせません。この事前準備があるか否かで話し合いのクオリティーが大きく左右されます。

そんな事前準備で最も重要となるのは、「ゴールの設定」です。このゴールを考えるときは、「目的」と「成果物」を分けて考えるのがポイントとなります。例えば、「従業員の帰属意識を高めるにはどうしたらいいか?」という議題のミーティングで目的ばかりを意識して話し合いを進めると、「結局今日は何が決まったのだろうか?」という成果のないミーティングになる可能性があります。そうならないためにも、「目的」と「成果物」の両方について事前に考え、どんな終着点にするかを明確にする必要があります。

雰囲気づくり

どんなに綿密な事前準備をしていたとしても、実際にファシリテーションをするまではどんな話し合いになるか分かりません。参加者の口が重くて意見がなかなか出てこないことや、参加者同士の心理的な対立からギスギスした雰囲気になる場合もあります。ですが、そう言った状況であったとしても生産的な話し合いの場を確保する必要があります。そのためには、参加者の心理状況を読み取り、適切な対処法でもって場をコントロールする必要があります。

発散

会議やミーティングにおいては、この「発散」がそのまま価値になるとも言えます。出されるアイデアが多ければ多いほど、結論のクオリティーは上がり、参加者の納得度も高まります。ファシリテーションをするときは、発散の時間を十分に確保しましょう。

ここでポイントとなるのは、2種類の発散を取り入れることです。一つ目は「個人がアイデアを考える発散」、もう一つが「全体で意見を出し合う発散」です。どちらか一方だけでは、十分にアイデアが集まらないという現象が起こり得ます。ですから、ファシリテーションをするときは、この2種類の発散の時間を意図的に取り入れるように意識することが大切です。

合意形成

合意形成とは、議論の末に参加者全員が共有する結論を定めることです。ファシリテーションをしていると、全員が納得いくまで意見が出され、その中の一つの意見を全員が支持するというようなケースはむしろ稀です。意見の対立があり、工夫がなければなかなか収束しないのが常です。そんな合意形成をうまく行うためのポイントは、「合意形成の方法についてあらかじめ話し合っておくこと」です。合意形成をする方法については、のちに一つご紹介しますが、合意形成の方法は公平であればどんなものでも構いません。

ファシリテーションスキル

先に述べたように、ファシリテーションでは様々な能力とマインドが必要となりますが、うまく話し合いを進めていくためにはスキルも必要となります。そこで、実際のファシリテーションで使えるスキルをいくつかご紹介します。

円滑に進めるスキル:グランドルール

話し合いを進めるときのルールをグランドルールと言います。「手を挙げてから発言する」といったルールや合意形成の方法を定めます。ルールが多すぎても守れなくなってしまうので、3から5つに絞るのがポイントです。話し合いに慣れていない人が多い場合には、1つか2つでも構いません。会議の一番最初にグランドルールを定める時間を設けます。グランドルールが決定したら、紙にリストアップして張り出しておくと何度も確認できるため効果的です。

発散のスキル:ブレーンストーミング

意見を出す発散の時間であるはずが、気付くと意見を否定し合っているというケースはよくあります。そんな否定合戦を避け、うまくアイデアを発散するスキルが「ブレーンストーミング」です。

ブレーンストーミングの最大の特徴と言えるのが、「出てきたアイデアを絶対に否定しない」ことです。ブレーンストーミングをするときは、どんなにくだらないと思えるアイデアも否定してはいけません。その代わりに、誰かのアイデアに自分のアイデアを加えることは可能です。「こうすればもっとよくなるんじゃないか?」という目線がポイントとなります。グランドルールに「他人の意見を否定しない」という項目を加えるのもおすすめです。

合意形成のスキル:n/5投票法

ブレーンストーミングを利用してたくさんの意見が出た後、収束に苦労することがよくあります。そんな時でも円滑に合意形成を行うスキルが「n/5投票法」です。

出された意見の数を「n」として、一人あたり「n/5」の投票権を持ちます。例えば、出された意見が50個あったとしたら、全員が10票分の投票権を持ちます。そして、全員が投票した結果、得票数の多い順にアイデアを3から5個抽出して話し合いを進めます。これによってどんなに多くの意見が出たとしても、短時間で話し合うべきアイデアを絞ることができます。

まとめ

ビジネスの中で、会議やミーティングは欠かせない存在であり、多い時には一日に3つも4つも行われることでしょう。そんな一つ一つの話し合いの場を円滑・効果的に進めることができたならば、仕事の生産性は大きく向上します。会社の中で、「会議の生産性が悪い」「話し合いがいつも長引いていて、他の仕事に支障が出ている」といった声が上がっており、これからの課題としている方がいましたら、ぜひこの記事を参考にしながら、これまでの話し合いの進め方を振り返ってみてください。この記事を通して、課題解決の役に少しでも立てたならば幸いです。

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